一、总则

为了加强对电子文件的形成、收集、管理、交接、保管、利用等环节实施全过程管理与监控，确保电子文件的真实性、完整性和有效性，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》和《电子文件归管理暂行规定》等有关文件规定，结合本局实际，特制订本办法。

电子文件的形成、运转、整理、归档等工作一般由承办的业务部门负责，综合档案科在归档时应进行指导与监督；电子档案的管理、鉴定、保管和利用等工作，一般由综合档案科负责，电子文件的形成部门应提供必要的协助和支持。

二、归档范围及保管期限

1、凡是反映本单位公务活动、具有参考利用价值的电子文件均属归档范围，具体可参照国家、省、市有关纸质文件归档的有关规定执行。具体类型有字处理文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件及相关软件、数据及载体等。

2、归档电子文件的保管期限可参照国家、省、市关于纸质文件材料保管期限的有关规定执行。

三、归档的时间和要求

1、电子文件的归档可分两步进行，逻辑归档实时进行，物理归档应按照纸质文件的归档要求定期完成。

2、电子文件的形成部门应随时进行逻辑归档，并将因归档的文件定期脱机存储到光盘或磁盘的载体上，同时应制作纸质版本与电子文件一并归档，实行双套存档；只有纸质形式的重要的归档材料也要由形成部门转换成电子文件，以便计算机全文检索。电子文件目录、相关软件、其他说明也要一并归档保存。

3、电子文件归档与纸质文件归档同步进行，并保证电子文件内容与正式文件完全相同。

4、电子文件在归档时，必须具备标识、环境、设备类型的完整性。

5、归档电子文件整理与纸质文件的整理方法相同，应符合国家和行业的有关规定要求。通常归档文件以件为单位，按“保管期限——年度——机构（问题）”或“年度—保管期限——机构（问题）”分类（也可分两个层次）。

6、分类后的归档电子文件分别拷贝至耐久性较好的载体上，一式三套（封存保管、查阅使用、异地保存各一套）。

7、归档的电子文件要编制《电子文件目录》等简要的检索工具，其基本的著录项目：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

8、电子文件存储介质的标识上应注明：单位、年度、存储件数、流水编号。

9、要定期对存储的电子文件进行检查清理，清除病毒，做到及时查漏补缺，以保证电子文件归档的齐全完整及数据的有效、可读。

四、移交与保管

1、电子文件归档移交时，移交部门与综合档案科应对归档的每套载体的技术环境进行有无刻痕，是否清洁，有无病毒，是否真实、完整、有效、登记、说明是否齐全完整等检查，以确保电子文件移交及时、数据完整、有效，登记、说明是否齐全完整等检查，以确保电子文件移交及时、数据完整、内容准确、编目规范、账目一致。对于移交不合格的电子文件，综合档案科应将其退回形成部门重新制作。

2、对于移交检验合格的电子文件，综合档案科与形成部门交接手续一式两份，交接双方签字后，各执一份。

3、电子文件的移交与纸质文件同期进行。

4、归档的电子文件载体应按顺序直立排放，保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，温度控制在14—24℃，相对湿度控制在45—60%。

5、归档电子文件的形成部门和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行对档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保管期满后对可擦写载体清楚后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

6、对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题及时争取恢复措施。同时，对磁性载体上归档的电子文件，应每年转存一次。原载体同时保留的时间不少于4年。

五、利用和销毁

1、查阅电子文件要严格执行查阅制度，必要时办理审批手续。

2、归档的电子文件要按照有关规定及时降密、解密。

3、归档文件提供利用必须使用拷贝件，其封存载体不应外借。未经批准任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

4、采用联网的方式提供利用时，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存档电子文件的设备上安装防火墙等安全保密措施。

5、对保管期满的电子文件，应按相关规定进行鉴定，按程序报批后进行销毁，同时编制销毁清册。

六、统计

1、综合档案科应按年度对归档的电子文件的接受、保管、利用和鉴定、销毁情况进行统计。