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贾汪区国土资源局档案管理制度
发布时间:2017-08-13 11:26  来源:徐州市贾汪区自然资源和规划局  字号:[ ]

第一章  

 

第一条 为了加强对局机关档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,更好地为局领导决策和各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和《江苏省档案管理条例》等有关规定,特制定本制度。

第二条 本制度是指档案机构的职责范围、档案人员岗位责任、文件材料整理归档、档案保管、档案保密、档案利用、档案统计、鉴定和移交、档案安全保卫等制度。

第三条 本制度适用于局机关各科室及下属基层国土资源所的档案工作。

 

第二章  档案机构的职责范围

 

第四条 局机关档案室,集中统一管理局机关在工作活动中形成的全部档案(各种门类、各种载体档案),积极提供利用,为局机关各项工作服务。

第五条 制定局机关关于档案管理的中长期规划、工作计划、管理办法及规定。对局机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理和归档工作进行监督和指导。

第六条 按规定向市档案馆移交应进馆的档案。

第七条 办理领导交办的其他有关的档案业务工作。

 

第三章  档案人员岗位责任

 

第八条 档案工作人员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识。

第九条 认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和档案主管部门的各项规定、办法。

第十条 负责统一管理局机关的全部档案。做到平时收集、平时整理、平时鉴定、随办随归。其它门类和载体的档案的接收,按有关规定执行,并严格交接手续,把好质量关。

第十一条 严格执行档案工作各项制度,加强档案的日常管理和保护工作,定期检查并作记录,发现问题及时向分管领导汇报,采取积极有效措施,保护档案的安全。

第十二条 熟悉室藏档案,编制必要的文件目录和汇编资料,主动了解局机关各项工作对利用档案的需要,积极提供利用,做好平时信息反馈的记载和利用效果典型事例的收集、整理、选编工作。

第十三条 按照档案保管期限及档案鉴定工作的规定,定期鉴定档案,做好档案的存毁和向市档案馆移交进馆档案的工作。

第十四条 维护局机关档案的完整与安全,对违反《档案法》和违反本制度的行为必须予以制止,直到拒绝提供利用,并提出处理意见,报局领导批准后执行。

第十五条 根据档案工作发展需要,对各项制度及档案室设备的添置、维修提出建议、意见、计划和办法。

第十六条 机关档案人员调动工作时,必须在办完档案移交手续后才能离开岗位。

第十七条 局机关各部门的档案管理工作纳入本年度目标考核范围。在档案的收集、整理、保管和提供利用等方面成绩显著,应给予奖励。

 

第四章  文件材料整理归档

 

第十八条 文件材料的归档范围:凡是反映局机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料,以及与局机关业务工作有关的资料均属于归档范围。

第十九条 归档文件的整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值加以保管和利用。贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的工作方针,简便、高效、科学地开展归档工作。

第二十条 核准归档范围和保管期限表,确保应归档文件收集齐全完整,价值鉴定准确。

第二十一条 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。文件整理归档时要去除易锈蚀的金属物、超大纸张应加以折叠。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪色的文件、热敏传真纸应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

第二十二条 归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上,运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。所用档案管理软件符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交通格式》(DB32/505-2002)要求。

第二十三条 归档文件的整理程序:确定件、装订、分类、排列、编制归档号、编目、装盒。

第二十四条 归档文件以件为整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的,一本为一件);介绍信存根一本为一件;重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;计算机及其网络环境下形成的文件,无定稿的,或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示、定稿不存档的,将正文与发文稿纸为一件,正文与文件处理单为一件;来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)可为一件;经过若干环节、层次办理的来文、复文,超过两件的,则将所有的来文、复文分别作为一件;报表、名册、图册等按其原来装订方式,一册(本)为一件;未装订的式样同一的表格,以一定的单位组合,可装订在一起作为一件。

第二十五条 归档文件应按件在文件左上角装订,(扎边)较厚的文件采用三孔一线的方式装订。装订成册不便拆封的,可保持原貌。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文与来文为一件时,复文在前,来文在后;计算机及其网络环境中形成的文件,定稿无须保存的,正文在前,发文稿纸在后;不同文字的文本,中文本在前,其它文种版本在后;有文件处理单的,文件处理单在前,正文在后。

第二十六条 机关档案采用“保管期限——年度——机构”的分类方法。机构设置为办公室、计财科、地籍科、耕保科、利用科、监察科、矿产科、复垦中心。分类方案应保持相对稳定。跨年度的文件,以文件签发日期(即落款日期)为准;跨年度形成的会议材料归入闭幕年;跨年度办理的文件归入办结年。

第二十七条 归档文件应在分类方案的最后一级类目内,按事由结合时间排列。同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列,被装订为一件的归档文件排列顺序不变;事由间,按事由办结时间的先后顺序随办随归。因故未及时整理归档的零散文件材料,可排在同一年度、期限、问题的所有文件的最后,或并入关系密不可分的相关文件中作为一件,并在备考表中加以说明。

第二十八条 归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编写归档号,填写在归档章内。归档章采用红色印泥,一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上,以保持文件原貌。

第二十九条 归档文件应依据分类方案和定编件号顺序编制归档文件目录。编目应做到准确、全面、详细,以适应档案管理现代化及计算机检索的要求。

第三十条 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒背和备考表项目。不同保管期限的不得装在同一盒内,不同问题不得装在同一盒内。有盒内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内,若无情况可说明,应将整理人、检查人的姓名和日期填上。

第三十一条 归档文件整理完毕装盒后,上架排列应按本单位归档文件分类方案,自上而下,自左向右排列。

第三十二条 声像档案、电子文件档案应用文字标明内容,并加以编号。

第五章  档案保管

 

第三十三条 档案的保管期限定为永久(51年以上)、长期(16年—50年)和短期(15年以下)三种,专门档案按有关规定执行。

第三十四条 凡是反映局机关主要职能活动和基本历史面貌的,对局机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保管。它主要包括:局机关制定的属于法规政策性的文件,处理重要问题形成的文件材料,召开重要会议的主要文件材料,重要的请示、报告、总结、综合统计报表、机构演变、机关领导人任免的文件材料;直属上级机关颁发的属于局机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对局机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。

第三十五条 凡是反映局机关一般工作活动,在较长时间内对局机关工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。它主要包括:局机关一般工作问题文件材料,一般会议的主要文件材料,人事管理工作形成的一般文件材料,直属上级机关颁发的属于局机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料,下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。

第三十六条 凡是在较短时间内对局机关有参考利用价值的文件材料,列为短期保管。它主要包括:局机关一般事务性的文件材料,上级机关的同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料,下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。

第三十七条 档案保管、应根据保存档案资料的数量设置必要的档案专用库房和铁柜。并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。要根据工作需要增置温湿计、复印机、照相机、去湿机、吸尘器、消防设备等必要的保护设备。特殊载体档案要配备专用的管理、保管和利用设备。

第三十八条 库房控制的标准温度为14—24℃之间,相对湿度在50—60%之间。

第三十九条 档案盒多柜存放的应绘制存放示意图。

第四十条 建立全宗卷,积累存储本机关档案整理工作方案,分类方案,鉴定报告,交接凭证,销毁清册,检查记录,全宗介绍等材料。

第四十一条 定期组织人员对档案保管的状况进行全面检查。对破损褪变的档案,要进行修裱、复制和其他技术处理。录音带、录像带,要根据需要,每隔一段时间重新缠绕一次,如出现磁带变形、断裂、磁粉脱落等现象,应及时进行补救,发现照片、底片发黄、发霉、变质等现象时,要及时进行清洗和技术处理。

第四十二条 局机关档案管理现代化应纳入全局办公自动化系统,同步发展,以提高科学管理水平和服务效率。

 

第六章  档案保密

 

第四十三条 建立健全本机关档案保密组织,做到领导落实,组织落实,人员落实,对机关的文件材料做到及时登记、及时传阅,及时催(承)办、及时收回,不积压、不错漏、不遗失、不泄密。非局机关档案工作人员不得擅自开启档案箱柜取档案。

第四十四条 档案人员必须做到:不该说的机密不说,不在非保密本上记录机密;不在私人通信中涉及机密;不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密;不在不利于保密的地方存放机密文件和资料;不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事宜;不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

第四十五条 加强保密档案的管理和利用。密级的变更和解密,必须按国家有关规定办理,凡是违反保密规定,造成损失的,根据情况轻重,给予处罚,构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第四十六条 销毁失去保存价值的档案,须由鉴定小组提出意见登记造册,经本机关分管负责人批准后由二人在指定地点监销,并在销毁清册上签字。

 

第七章  档案利用

 

第四十七条 局机关档案人员应熟悉室藏档案的情况,主动了解机关各项工作对利用档案的需要,积极做好提供利用工作。

第四十八条 局机关档案部门应根据工作需要编制《归档文件目录》,并根据利用工作的需要编制必要的检索工具,编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集等。

第四十九条 凡利用者都应按规定办理利用手续,并填写《档案借阅登记簿》,在局机关档案阅览室或指定地点阅档。查阅档案时,不准在档案上圈划、批注、污损、涂改、剪裁及拆散档案,不得擅自将档案带出局机关或转借他人,违者要追究责任和赔偿损失。

第五十条 本单位因工作需要查阅档案时,应办理登记手续,外机关、外单位人员查阅档案,需出具单位介绍信、身份证,经领导批准,方能查阅。

第五十一条 凡经批准查阅的有关档案,可以摘抄,复制(印),但需经档案管理人员审核,确认无误后加盖证明印章方能生效。

第五十二条 在向利用者提供档案的同时,应根据需要附一张《档案利用效果登记表》,利用工作结束后,由利用者如实填写,及时交档案室存查。

 

第八章  档案统计、鉴定和移交

 

第五十三条 按规定填写档案收进和移出登记簿,准确统计档案工作情况统计年报,及时上报有关部门。

第五十四条 根据局机关档案保管期限表由鉴定小组定期对已经超过保管期限的档案进行审查,拣出确无保存价值的档案加以销毁。

第五十五条 根据档案征集范围,及时移交应上交的档案。

 

第九章  档案安全保卫

 

第五十六条 局机关档案工作实行统一领导、集中管理的原则,维护档案的完整、准确和安全。

第五十七条 对局机关规定的应当立案归档的材料,必须按照规定,定期向综合档案室移交,集中管理,任何人不得将档案据为己有,也不得擅自销毁。

第五十八条 档案室保管的档案是现行档案,主要供局机关及上级机关使用,不属于开放范围,对外提供利用需要严格按照本机关制订的《档案利用制度》执行。

第五十九条 综合档案室库房基本达到标准,做到办公、阅览、库房三分开。

第六十条 库房内设有空调器、去湿机、消防设备、防盗门、吸尘器等先进的设备,积极做好“八防”工作,杜绝事故隐患。

第六十一条 工作人员离开档案室时应切断电源,关好门窗。

第六十二条 逢五一、国庆、春节等重大节日,做好安全保卫工作。

第六十三条 对重要的档案,根据需要尽可能编制一些切实可行的资料,以保证档案的安全和方便利用。