为建立优质、高效、具有自然资源特点的档案管理信息化系统，建设数字档案室，从根本上解决传统手工作业方式所带来的诸多问题，更好的促进我区自然资源信息化建设的快速发展，保障土地档案信息的有效管理利用，为今后逐步建立自然资源电子政务系统打下良好的基础。我局于2018开展档案数字化加工工作，2020年4月10日验收完成。 

　　档案数字化工作可谓是任重而道远。这不是一个简单的工程，而是有其完整而有序的一个体系，其工作量颇大，需强大的人力、财力和物力作为支撑，方可有条不紊的进行。从拆卷开始一直到最后的还原，会经过目录案卷核对、扫描、存储备份、后期处理等过程，各道工序环环相扣，前面的工作没做好，后期的工作就没法进行。在该项目进行政府采购之前，我局档案室做了大量有前期准备工作： 

　　一是确定项目要求。对档案进行检查、拆卷、整理（如排序、编页、修裱等）、案卷装订还原，采用单页扫描方式进行数字化加工，文件级目录的著录，并将扫描后的图像文件、文本文件与文件级目录挂接，实现快速无误检索。主要工作内容包括：档案整理、目录著录及补录、档案扫描、图像处理、数据挂接、校对纠错、格式转换、档案还原装订等工作步骤。 

　　二是在确保档案安全的基础上，制定安全合理的档案接收、归还操作规范。将所有加工完成数据按标准数据格式存储在符合要求的存储介质（硬盘）中，存储格式分为JPEG和PDF两种，综合类档案还需另存为双层PDF格式；档案数字化的各个环节均应有详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。 

　　三是确定项目范围：对原常州市国土资源局金坛分局库藏1989－2016年的土地登记类等纸质档案进行数字化加工，加工量合计约40万卷（800万页），具体任务为：库藏已整理的档案进行检查、修复、目录校对及完善、数字化扫描、图像处理及全文挂接等工作；需对已装盒约20万卷档案更换档案盒（档案盒由我局档案室提供）及对档案盒封面信息盖章；扫描的数字化成果实现与国土资源档案管理系统的数据挂接。 

　　在通过政府采购与上海中信信息发展股份有限公司签订协议后，我局档案室积极与作业方协调沟通，确保该项目有序、安全、高效的完成。一是为作业方准备了三间操作间，并根据其进度和人员的增加随时进行办公设备的调配；每天按照作业流程，指派专人负责档案卷宗出入库的交接工作。三是为了对项目的安全、质量、进度等方面进行有效的把控，我局档案室制定了纸质档案数字化加工监理项目实施方案，确定了第三方质量监理公司，对该项目进行实时跟踪质检。四是为了对第三质检工作进行检查，我局档案室又制定了内部质量抽检工作方案。并根据进度，安排内部人员质量抽检的任务、时间，对内部质检人员进行质检要求指导。（内部抽检9690卷，其中城区土地登记8300卷，乡镇1190卷，建设用地200卷） 

　　本次数字化加工共完成382566卷宗（土地登记370935卷，其中乡镇52837卷、城区318098卷；建设用地11025卷；综合文书606卷）；地籍图件2076幅；一文一件3021件；原地籍科的权属界线合同6768页。此次档案数字化工作完成后，有着明显的现实意义： 

　　一是提高了经济效益：数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。 

　　二是提高了办公效率：数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。 

　　三是增强了档案原件保护：将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。